Gerenciar o processo de compras de forma eficiente é fundamental para qualquer empresa que deseja manter o controle de seus estoques e finanças. O TOTVS RM oferece uma estrutura completa para isso, e neste guia, vamos te mostrar como realizar o fluxo de compras corretamente, passando por cada etapa, da requisição de materiais até a geração da ordem de compra. Vamos lá?
Entendendo o processo de compras no TOTVS RM
O TOTVS RM possibilita gerenciar compras de forma organizada e prática. O processo começa com a requisição de materiais, feita pelo responsável de almoxarifado ou por quem solicita a reposição. Essa requisição não inclui valores, apenas a quantidade necessária do item, e o sistema registra a solicitação, e a deixa com status “pendente”.
Quando o material requisitado não está disponível no estoque, o próximo passo é gerar uma solicitação de compra. Se o item estiver no estoque, ele pode ser baixado diretamente, mas se precisar ser comprado, a solicitação segue para a próxima etapa: cotação de preços com fornecedores.
Gerenciando cotações e ordens de compra
Após a aprovação da solicitação, inicia-se o processo de cotação, onde os fornecedores são selecionados e os orçamentos são comparados. O TOTVS RM permite adicionar múltiplos fornecedores e negociar preços, gerando um quadro comparativo que facilita a escolha da melhor opção. Com a cotação finalizada e aprovada, o sistema gera automaticamente a ordem de compra e formaliza o pedido.
A ordem de compra é então enviada, e ao receber a mercadoria e a nota fiscal, o sistema permite dar a baixa no estoque, finalizando o processo.
Dicas importantes e configurações
O TOTVS RM possui uma série de configurações que tornam o processo mais eficiente. Por exemplo, você pode definir movimentos específicos para cada etapa e garantir que as requisições e baixas estejam alinhadas corretamente. Configurar essas etapas evita problemas, como ordens de compra duplicadas ou falhas no controle de estoque.
Qual o próximo passo?
Com o TOTVS RM, realizar o processo de compras pode ser simples, desde que cada etapa seja configurada corretamente. A ferramenta oferece flexibilidade para gerenciar desde a requisição até o recebimento da nota fiscal, o que garante um fluxo de trabalho ágil e sem erros.
Para um tutorial detalhado sobre cada etapa, não deixe de conferir o vídeo no nosso canal do YouTube:
Quando tudo está configurado da forma certa, seu processo de compras flui melhor, e você evita surpresas. Se precisar de ajuda para configurar o sistema, fale com a nossa equipe!